應用條形碼管理期刊文獻之設想
隨著圖書館自動化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化程度的加深,圖書館已經(jīng)采用條形碼技術實現(xiàn)了圖書采購、編目、借閱的自動化。那么,期刊文獻的管理能否也采用條形碼技術,實現(xiàn)期刊文獻的自動化管理？
我們知道:條形碼技術是在計算機的應用實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來,并由美國人喬·伍德蘭德于１９４９年提出來的一種自動識別技術。條形碼,即計算機可讀的一種信息符號。它是由一組寬度不同,反射不同,平行相鄰的條和空按照一定規(guī)則組合起來,反映和表示一種特定內(nèi)容的代碼。該技術一經(jīng)產(chǎn)生,便迅速推廣開來。
我國于１９８８年成立了中國物品編碼中心。其中,ＩＳＳＮ／ＥＡＮ這一權(quán)威性期刊代碼在全國期刊中得到廣泛地推廣和采用。這樣就為期刊文獻的自動化管理提供了前提條件。因此,筆者認為,采用條形碼技術,實現(xiàn)期刊文獻的自動化管理是完全可行的。
國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼及其結(jié)構(gòu)國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼是ＥＡＮ條形碼的一個子系統(tǒng)。它是由國際連續(xù)出版物數(shù)據(jù)系統(tǒng)（ＩＳＤＳ）國際中心和歐洲商品編碼協(xié)會（ＥＡＮ）協(xié)商建立的。國際期刊條形碼的主要作用是將期刊的國際刊號（ＩＳＳＮ）和期次號等信息轉(zhuǎn)換成ＥＡＮ的條形碼形式,最終達到光筆聯(lián)機輸入處理。國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼是由主體部分和附加部分組成。主體部分由期刊前綴代碼,期刊的品種號、條形碼的齡期號和校驗碼四個部分組成,其具體結(jié)構(gòu)是:
期刊的前綴代號:２位數(shù),所有ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼具有一個共同的前綴“９７７”。<BR> 期刊的品種號:７位數(shù)字,即ＩＳＳＮ國際標準刊號的前７位數(shù)字。
條形碼的齡期號:２位數(shù)字,表示該種期刊采用條形碼的齡期,表達方式為００-９９。
校驗碼:１位數(shù)字,其值是由前面的１２位數(shù)字通過計算得出。
附加部分:２位數(shù)字,表示該刊的當期期次號或月次號。表達方式為００。如《世界經(jīng)濟》（月刊）１９９８年第８期,其條形碼（見圖１）是“９７７１００２９６２００９０８〉”。“９７７”為期刊前綴代號;“１００２９６２”為該刊的品種號;“００”為條形碼的齡期號;“９”為期刊校驗碼;“０８”則為期刊的期次號（第８期）。《民主與法制》（半月刊）１９９８年第１７期條形碼（見圖２）是“９７７１００３１７２００１１７〉”。其附加部分“１７”亦為期刊的期次號（第１７期）！读送罚ㄐ侣勚芸保梗梗改甑冢常灯诘臈l形碼（見圖３）是:“９７７１００２５７２０００３５〉”。“３５”亦為期次號（第３５期）。而《經(jīng)濟體制改革》（雙月刊）１９９８年第４期的條形碼（見圖４）是:“９７７１００６０１２００７０８〉”。其附加部分“０８”則為期刊的月次號（８月）,顯示的是第４期。季刊亦如此。<BR> 國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼在期刊文獻管理中的可行性及優(yōu)勢２ １ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼的可行性。國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼是唯一的將期刊文獻標識到某種期刊的某一期次的條形碼。ＩＳＳＮ／ＥＡＮ的唯一性便可使期刊的計算機自動識別成為可能。
方便查找 目前國內(nèi)公開發(fā)行的期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼就印在封面或封底上,非常醒目,這為計算機掃描錄入提供了方便,省去了鍵盤錄入的翻查之煩。
識別速度快 條形碼是由點、線或空間組成的條線標簽。它與主機的字符一樣都具有某些二進制的特點,故輸入轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)少;而且,條形碼的閱讀采用掃描式,掃描錄入速度為１６００-１９００字符／分之間,這是鍵盤錄入所不能及的,所以大大提高了輸入識別速度。２ ４錄入數(shù)據(jù)極為可靠。ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼中有校驗位,可對錄入的信息進行正確校驗,即使錄入速度很高,也可以防止信息的誤讀與漏讀。在條形碼的印刷質(zhì)量和掃描環(huán)境欠佳的情況下,信息的差錯率僅為三百萬分之一。
國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼在圖書館的具體應用<BR>條形碼的具體應用需要由光筆條形碼閱讀器、微機和期刊管理數(shù)據(jù)庫組成的自動掃描識別處理系統(tǒng),以及由通過網(wǎng)絡連接若干自動掃描識別處理系統(tǒng)組成的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)。其基本的工作進程為:通過光筆（或掃描器）掃描期刊上的ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼,自動轉(zhuǎn)換計算機可識別的二進制代碼輸入電腦的期刊管理系統(tǒng)進行處理。根據(jù)分解出來的信息,我們可以對期刊進行許多方面的自動化管理。
期刊的訂購系統(tǒng)管理 國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼是由主體部分（期刊前綴代碼、期刊品種號、條形碼齡期號、校驗碼）和附加部分（期刊期次號或月次號）組成。那么,在期刊訂購系統(tǒng)中,只要掃描到期刊條形碼的主體部分,即可從數(shù)據(jù)庫中提取到該種刊及館藏情況。然后,將新一年的定價、訂購份數(shù)及訂購渠道等輸入后,進行打印、計算、統(tǒng)計等工作。但條件是,郵局和自辦發(fā)行單位在制訂目錄和訂單時把期刊的ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼也印制在上面,這樣不僅方便發(fā)行統(tǒng)計管理,也方便圖書館期刊文獻的訂購管理,避免了訂購查重時翻檢卡片目錄之繁。
現(xiàn)刊驗收系統(tǒng)管理 因為國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼的附加部分是期次號或目次號,這樣只要著錄時在刊名后注明其周期,便可通過掃描收到現(xiàn)期期刊條形碼的全部組成,完成現(xiàn)期期刊的登到程序。同時,亦可顯示詳細的現(xiàn)刊到館情況及架位,進行年度統(tǒng)計,打制催缺期刊單。而目前的手工登到卡片大多按漢語拼音順序排列,在登到前需把刊物也按漢語拼音順序排列,這樣費時費力,很容易出現(xiàn)漏登或錯登等情況。如果采用條形碼登到,將會減少手工操作的弊端,真正實現(xiàn)期刊微機管理和充分發(fā)揮ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼的優(yōu)勢。
過刊入藏系統(tǒng)管理 現(xiàn)刊驗收到年底,往往就要下架,裝訂成合訂本,成為過刊。重新入藏到過刊庫。以待用戶回溯檢索、查閱。采用條形碼對過刊進行管理,同樣只要對國際期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼主體部分（期刊的前綴代碼、期刊品種號、條形碼齡期號、校驗碼）進行掃描。即可實現(xiàn)微機管理,包括驗收、編目、登錄、合價、統(tǒng)計、結(jié)帳等。這樣便省去了手工操作的驗收、抽卡片、登錄、合價、結(jié)帳、統(tǒng)計等多種工序,實現(xiàn)了一次掃描,多種輸出的自動化功能。同時,在編制裝訂清單,顯示館藏及位置方面,ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼也顯示優(yōu)勢。
期刊的編目系統(tǒng)管理 通過ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼主體部分和經(jīng)過編目的數(shù)據(jù)庫,可將所需目錄信息存入本館期刊的數(shù)據(jù)庫。并建議ＣＮＭＡＲＣ格式中加入條形碼著錄項。當然,目前尚有少數(shù)刊物還沒有使用ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼,但不能因此一葉障目,忽視條形碼的存在。采用條形碼技術,實現(xiàn)物品的自動化管理已成為當今世界的大趨勢和重要手段。作為文獻集散地的圖書館,在提倡文獻資源共享,期刊文獻倍受青睞的今天,條形碼技術就更加顯示出優(yōu)勢。為此,筆者認為,圖書館界更應進一步開發(fā)期刊ＩＳＳＮ／ＥＡＮ條形碼技術,實現(xiàn)期刊文獻自動化管理,提高期刊管理的科學性、準確性和及時性。從而使圖書館的自動化管理水平再上升到一個新的層次。 |