高校固定資產(chǎn)條形碼管理的新嘗試
條形碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一門容編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術(shù)。本文闡述了條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點(diǎn),并在理順管理體制、建全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上,在地方高校中率先對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行條形碼管理,從而使山西大學(xué)的國(guó)有資產(chǎn)管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階,節(jié)約了人力、物力和資金,提高了工作效率和水平,具有一定的借鑒作用。
為了加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)的管理,防止國(guó)有資產(chǎn)的流失,學(xué)校成立了專門的管理機(jī)構(gòu),并在省內(nèi)高校率先對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行條形碼管理,從而使我校國(guó)有資產(chǎn)管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階。下面就我校固定資產(chǎn)的條形碼管理,談一下我們自己的一些做法。
1.條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點(diǎn)
條碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一門容編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術(shù),它為物品管理、各國(guó)間的貿(mào)易往來(lái),提供了簡(jiǎn)便的共同語(yǔ)言和獨(dú)特的交往方式,F(xiàn)在世界各地普遍使用了條形碼技術(shù),而且其應(yīng)用領(lǐng)域越來(lái)越廣泛,已經(jīng)普遍滲透到計(jì)算機(jī)管理的各個(gè)角落,如工業(yè)控制、交通運(yùn)輸、安全保衛(wèi)、物資管理功、公室自動(dòng)化等。
條碼技術(shù)至今已有50多年的歷史。從20世紀(jì)40年代的美國(guó)發(fā)起,70-80年代在國(guó)際上得到了廣泛的應(yīng)用。隨著國(guó)外條碼技術(shù)的應(yīng)用,我國(guó)于70年代末到80年代初開始研究,并在部分行業(yè)完善了條碼管理系統(tǒng),如郵電、銀行、連鎖店、圖書館等。1988年12“月,我國(guó)成立了“中國(guó)物品編碼中心(EANChina),并在1991年4月19日正式申請(qǐng)加入了國(guó)際編碼組織EAN協(xié)會(huì)。近年來(lái),我國(guó)的條碼事業(yè)發(fā)展迅速,條碼技術(shù)在我國(guó)已得到了廣泛的應(yīng)用。那么什么是“條碼”呢?所謂“條碼”,它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備識(shí)別并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)的特殊編號(hào)。嚴(yán)格地講,它是由一組規(guī)則排列的條?占捌鋵(duì)應(yīng)字符組成的標(biāo)記,用以表示一定的信息。條碼種類很多,常見的大概有20多種碼制,比如:Code39碼(標(biāo)準(zhǔn)39碼)、Codabar碼(庫(kù)德巴碼)、Code25碼(標(biāo)準(zhǔn)25碼)等,其中Code39碼因其可采用數(shù)字與字母共同組成的方式而在各行業(yè)內(nèi)部管理上被廣泛使用。
條形碼是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。條碼技術(shù)具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn):第一、輸入速度快,與鍵盤輸人相比,條碼輸人的速度是鍵盤輸入的5倍。第二、可靠性高,鍵盤輸入數(shù)據(jù)出錯(cuò)率為三百分之一,利用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)出錯(cuò)率為萬(wàn)分之一,而采用條碼技術(shù)誤碼率低于百萬(wàn)分之一。第三、采集信息量大,利用傳統(tǒng)的一維條碼一次可采集幾十位字符的信息,二維條碼更可以攜帶數(shù)千個(gè)字符的信息,可以包含圖形或漢字,并有一定的自動(dòng)糾錯(cuò)能力。第四、靈活實(shí)用,條碼標(biāo)識(shí)既可以作為一種識(shí)別手段單獨(dú)使用,也可以和有關(guān)識(shí)別設(shè)備組成一個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化識(shí)別,還可以和其他控制設(shè)備聯(lián)接起來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。另外,條碼標(biāo)簽易于制作,對(duì)設(shè)備和材料沒有特殊要求,識(shí)別設(shè)備操作容易,不需要特殊培訓(xùn),且設(shè)備也相對(duì)便宜。
2條形碼的應(yīng)用
目前我國(guó)廣泛應(yīng)用的是一維條碼技術(shù),即大家在商品包裝上看到的一組按一定規(guī)格排列的堅(jiān)條和相應(yīng)的數(shù)字,而我校固定資產(chǎn)的條形碼就采用了Code39碼的編碼技術(shù),并完全符合國(guó)家正式頒布的與條碼相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),即:GB/T/12908-1991三九條碼。
2.1固定資產(chǎn)條形碼的含義我們?cè)诰幋a過(guò)程中,主要考慮了以下幾點(diǎn):
(1)代表的意義完全,即一方面要符合國(guó)家教育部的要求,另一方面也要滿足行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)的需要。(2)滿足未來(lái)擴(kuò)充的需要。(3)充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù),即儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)。(4)符合人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn),我們對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行了編碼,其含義如下:
上海大學(xué)固定資產(chǎn)條形碼(除圖書部分,因?yàn)槲倚D書條碼的含義另有定義)的形狀為長(zhǎng)方形,規(guī)格為55×25mm。它的正上方為“山西大學(xué)固定資產(chǎn)(教學(xué)等)”的字樣,其中圓括號(hào)內(nèi)為該固定資產(chǎn)的使用方向,共有5種類型,即:教學(xué)、科研、行政、后勤和其它。條形碼標(biāo)簽的第二行為資產(chǎn)的條形碼共14位,前2位代表資產(chǎn)類別(行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)分類編號(hào)的前兩位),第3位到第6位代表資產(chǎn)的購(gòu)置日期,第7位到12位代表資產(chǎn)編號(hào),第13、14位代表資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源。條形碼標(biāo)簽的第三行為條形碼所對(duì)應(yīng)的數(shù)字。
2.2軟件的編制為了實(shí)現(xiàn)以上編碼要求以及其它功能,我們?cè)趯?shí)踐中編寫了“山西大學(xué)條形碼管理系統(tǒng)”,該軟件分兩部分,一部分為條碼掃描器的軟件,用C語(yǔ)言編寫,主要功能有數(shù)據(jù)下載、數(shù)據(jù)傳輸、條碼掃描、條碼查詢等。另一部分為主程序,我們選擇了Microsoft公司的VisualFoxPro6.0作為開發(fā)環(huán)境,采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法,并且軟件設(shè)計(jì)規(guī)范,界面直觀、簡(jiǎn)潔,人工干預(yù)少,操作方便c該系統(tǒng)主要功能如下:
(l)自動(dòng)完成條形碼的編碼功能,即從儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)(S-
J.DBf)中自動(dòng)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的條形碼;(2)可完成固定資產(chǎn)條形碼的打印,其中分成批打印和單個(gè)打印兩種功能;(3)為了方便大家核對(duì)帳目及張貼條形碼的需要,我們還設(shè)計(jì)了帳目打印功能;(4)數(shù)據(jù)下載和數(shù)據(jù)傳輸功能;(5)對(duì)帳功能,即用戶只需手持條形碼掃描器將某單位的資產(chǎn)逐一掃描后,經(jīng)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理后,便可自動(dòng)打印出對(duì)帳結(jié)果,即未核對(duì)的資產(chǎn)目錄。已核對(duì)的資產(chǎn)目錄和經(jīng)查實(shí)不屬于該單位的資產(chǎn)目錄;(6)系統(tǒng)維護(hù)功能,主要完成重裝數(shù)據(jù)庫(kù)、參數(shù)設(shè)置、用戶級(jí)別確認(rèn)多。
以上軟件,經(jīng)我們一年多的反復(fù)實(shí)踐,基本達(dá)到了設(shè)計(jì)要求,取得了良好的效果。
2.3條形碼的制做與張貼有了相應(yīng)的軟件,借助一些硬件設(shè)備如專用條碼打印機(jī)、條碼掃描器等,我們就可制做條形碼了。首先,資產(chǎn)管理處打印出固定資產(chǎn)條形碼對(duì)照表,并下發(fā)各單位,核對(duì)好后交資產(chǎn)管理處統(tǒng)一制做條形碼、其次,各單位在張貼條形碼標(biāo)簽時(shí),一定要按照資產(chǎn)管理處的培訓(xùn)要求認(rèn)真仔細(xì)地做好此項(xiàng)工作,標(biāo)簽張貼一定要牢固,并符合規(guī)范。,般情況下固定資產(chǎn)的條形碼一式兩份,統(tǒng)一貼在資產(chǎn)正面的右上角明顯處,若資產(chǎn)只有上臺(tái)件,另一標(biāo)簽統(tǒng)一貼在資產(chǎn)后面的左上角;若資產(chǎn)附件只有二件。身上標(biāo)簽統(tǒng)一貼在其附件正面的右上角;若資產(chǎn)附件不只一件時(shí),我們將根據(jù)附件數(shù)量重新制做條形碼。各單位固定資產(chǎn)條形碼張貼完后,資產(chǎn)管理處攜帶手提條形碼閱讀機(jī)不定期對(duì)各單位的固定資產(chǎn)逐臺(tái)進(jìn)行驗(yàn)收,直到帳物一致。
3幾點(diǎn)粗淺體會(huì)
(l)在固定資產(chǎn)管理中,朗風(fēng)條碼的作用主要是實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)采集。與人工輸入相比,速度快,正確率高,并且易于制作,成本低,極大地簡(jiǎn)化了作業(yè),提高了工作效率。
(2)在固定資產(chǎn)管理中,信息流通常是以書面文本的形式出現(xiàn)的,比如:每一固定資產(chǎn)的卡片、標(biāo)簽等,凡添置的固定資產(chǎn)都必須填寫一式三份的固定資產(chǎn)卡片及相應(yīng)的標(biāo)有資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)分類號(hào)等的標(biāo)簽,手續(xù)繁雜,而采用了一維條形碼后,就可用一張小小的條形碼標(biāo)簽取代,人們通過(guò)條碼掃描器和建立的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù),或者通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò),輸入條形碼上對(duì)應(yīng)的數(shù)字就會(huì)得到相應(yīng)的信息。
(3)在固定資產(chǎn)管理中,一年一度的對(duì)帳以及庫(kù)房的盤點(diǎn)是必不可少的,傳統(tǒng)的工作方式是手工記錄每一固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀,查找與記錄都是一個(gè)相應(yīng)繁瑣的過(guò)程,F(xiàn)在借助條碼,這些工作只要用掃描器一掃,并通過(guò)建立的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)的軟件就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)帳、下帳和盤點(diǎn)工作,速度快,操作簡(jiǎn)單,正確率高。
(4)固定資產(chǎn)的條形碼管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作,涉及面廣,工作量大,問(wèn)題多,困難大,為了保質(zhì)保量完成此項(xiàng)工作,必須加強(qiáng)宣傳,統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí)。另外,各基層單位要建立相對(duì)穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊(duì)伍,并且調(diào)動(dòng)不能頻繁,工作都要落實(shí)到人。
(5)有計(jì)劃地對(duì)全校資產(chǎn)管理人員集中進(jìn)行政治思想教育、反腐倡廉和職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)知識(shí)、條碼管理知識(shí)及保管技術(shù)等的培訓(xùn),不斷提高管理人員的政治思想水平和業(yè)務(wù)素質(zhì),努力造就一支思想素質(zhì)好,業(yè)務(wù)過(guò)硬的資產(chǎn)管理干部隊(duì)伍。 |